Privacy statement en disclaimer voor gebruikers van onze website

Privacy statement

Inleiding

RefSVO hanteert een zorgvuldige werkwijze ten aanzien van de privacy van leerlingen en hun ouders/verzorgers. Voor een adequate uitvoering van haar taken is RefSVO genoodzaakt de persoonsgegevens van leerlingen te verwerken. Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een individu direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

RefSVO verwerkt persoonsgegevens indien de school waar een leerling is ingeschreven een ondersteuningsaanvraag indient, een toelaatbaarheidsverklaring aanvraagt of op een andere manier gebruik wil maken van de diensten van RefSVO. Onder verwerking wordt verstaan het opslaan, wijzigen, ordenen, opvragen, bewaren, bijwerken, vastleggen, verwijderen en soortgelijke handelingen met persoonsgegevens. RefSVO handelt hierbij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de wettelijke regeling voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit privacy statement geeft een overzicht van de wijze waarop RefSVO persoonsgegevens verwerkt en hoe invulling wordt gegeven aan de verplichtingen voortvloeiend uit de AVG.

2. Het verkrijgen van de persoonsgegevens van leerlingen

RefSVO verkrijgt persoonsgegevens van de school waar de betreffende leerling is ingeschreven. Deze gegevens worden direct ontvangen via het programma Kindkans, dat is geconfigureerd voor een veilige samenwerking met de scholen.

3. Doel en grondslag van de verwerking

RefSVO verwerkt onder andere de volgende persoonsgegevens: naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van zowel de leerling als diens ouders of verzorgers, behaalde studieresultaten en schoolgegevens (waaronder de naam van de school en de mentor), relevante hulpverleningscontracten en contactpersonen.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dat noodzakelijk is in het kader van onze publieke wettelijke taak: het bieden van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen scholen in de regio van RefSVO, zodat leerlingen die extra ondersteuning behoeven, een zo passend mogelijke onderwijsplek kunnen krijgen. Daarnaast verwerken wij incidenteel gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, specifiek gericht op de verzorging en ontwikkeling van de leerling.

Voor een zorgvuldige uitoefening van onze taken maken wij gebruik van digitale systemen en kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met instanties of deskundigen. RefSVO kan voorts gegevens verstrekken aan derden indien dit wettelijk verplicht is.

4. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Naast reguliere persoonsgegevens verwerken wij tevens bijzondere persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor het vaststellen en monitoren van de ondersteuningsbehoefte van de leerling. Hierbij gaat het voornamelijk om gegevens met betrekking tot de fysieke en mentale gesteldheid van de leerling.

Bijzondere persoonsgegevens vormen de meest privacygevoelige categorie binnen de regelgeving omtrent gegevensverwerking. Op grond van wettelijke bepalingen zijn wij bevoegd deze gegevens te verwerken ten behoeve van de juiste uitvoering van onze taken. RefSVO betracht uiterste zorgvuldigheid bij de omgang met bijzondere persoonsgegevens en verwerkt deze uitsluitend indien strikt noodzakelijk. Toegang tot deze gegevens is voorbehouden aan medewerkers die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden of op basis van toepasselijke wet- en regelgeving.

5. Rechten van betrokkenen

Ouders hebben het recht om de gegevens van hun kinderen te bekijken. Kloppen bepaalde gegevens niet? Dan kunt u ons vragen deze aan te passen. Zijn er gegevens opgeslagen die voor de school niet meer belangrijk zijn? U mag dan vragen deze te laten verwijderen. Leerlingen van 16 jaar of ouder mogen zelf hun dossier inzien, aanpassen of verwijderen. Om zeker te weten dat het verzoek echt door u of uw kind (vanaf 16 jaar) wordt gedaan, vragen wij om een kopie van het identiteitsbewijs mee te sturen. Maak op deze kopie de pasfoto, het paspoortnummer, de cijferreeks onderaan en het Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar. Dit is voor uw privacy. Heeft u vragen over deze rechten of wilt u ze gebruiken? Mail dan naar support@fgplein.nl. Wij nemen binnen vier weken contact met u op na uw verzoek.

6. Bewaartermijn

Persoonsgegevens van u of uw kind worden uitsluitend bewaard zolang dat strikt noodzakelijk is. Wanneer de leerling wordt uitgeschreven en de school verlaat, worden gegevens die niet langer nodig zijn direct verwijderd. Overige persoonsgegevens worden uiterlijk twee jaar na uitschrijving vernietigd, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Met betrekking tot (bijzondere) persoonsgegevens die verband houden met een ondersteuningsaanvraag voor leerlingen, geldt dat deze tot drie jaar na afloop van één van de volgende situaties worden bewaard:

a. De advisering inzake de ondersteuningsbehoefte van de leerling aan de betreffende school waar hij of zij is aangemeld of ingeschreven; of

b. De toewijzing van ondersteuningsmiddelen of -voorzieningen aan de school waar de leerling is aangemeld, voor zover het verwerken van leerling gegevens noodzakelijk was voor deze toewijzing.

7. Beveiliging

RefSVO treft passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens. De gebruikte applicaties zijn adequaat beveiligd en alleen medewerkers van RefSVO die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden of om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving krijgen toegang. Daarnaast zijn alle medewerkers van RefSVO tot geheimhouding verplicht met betrekking tot de inhoud van de persoonsgegevens.

8. Verdere informatie en contact

Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring vragen hebben, neem dan per e-mail contact op met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via support@fgplein.nl

Het is mogelijk dat in dit Privacy statement wijzigingen worden aangebracht.

Bij algemene vragen en klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Disclaimer

Inleiding

De informatie op deze website is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Ook is getracht de informatie actueel te houden. De inhoud van de website wordt met enige regelmaat intern geëvalueerd. Desondanks kunnen geen rechten aan de vermelde informatie worden ontleend. RefSVO geeft geen garantie voor de juistheid, volledigheid, actualiteit of kwaliteit. Bij twijfel verzoeken wij u daarom contact op te nemen met RefSVO.

Algemene gegevens

Van bezoekers aan de website van RefSVO worden algemene gegevens bijgehouden, zoals de gegevens met betrekking tot de meest opgevraagde pagina’s van de website of onze diensten. Het doel is om de inrichting van onze site te optimaliseren. Zo kijken wij bijvoorbeeld naar bezoekersaantallen, zoekagenten, etc. Het gaat hierbij om cijfermatige gegevens waarvoor de identiteit van de bezoeker niet van belang is.

Gebruik website/schade

RefSVO is niet aansprakelijk voor eventuele schade of verlies ten gevolge van het gebruik van informatie op deze site.

Cookies

RefSVO maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die een browser op de harde schijf plaatst zodat een website aan de hand van dat cookie kan herkennen wanneer een bepaalde bezoeker langskomt. Cookies geven de mogelijkheid om te profiteren van de voordelen van persoonlijke instellingen zoals gebruikersnamen, wachtwoorden en voorkeursinstellingen.

Aanpassingen

RefSVO behoudt zich het recht voor het Privacy statement en of de disclaimer aan te passen indien wijzigingen in ons beleid, bedrijfsvoering, de wet of rechtspraak daartoe aanleiding geven.

Vragen

Voor vragen of opmerkingen over het privacy statement, onze disclaimer of ons privacy beleid in het algemeen, kun je een e-mail sturen naar onze Functionaris voor Gegevensbescherming van het FGplein. E: support@fgplein.nl

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van de via de website verstrekte persoonsgegevens of over de website in het algemeen dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via de functionaris gegevensbescherming (support@fgplein.nl ). Komen wij er samen met u niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de externe klachtencommissie van onze school of bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.